AI nella PA locale: le basi per una transizione efficace

Questo cambio di rotta rischia di compromettere una transizione digitale che dovrebbe essere la base per una reale adozione dell’AI.

L’attenzione politica e normativa – con strumenti come l’AI Act, la Strategia Italiana per l’Intelligenza Artificiale e il Piano Triennale 2024-2026 per l’informatica nella PA -ha tracciato un primo perimetro e percorso utile. Tuttavia, abbracciare l’AI senza prima consolidare le basi digitali comporta numerose insidie, poiché la sua adozione richiede infrastrutture tecnologiche adeguate e competenze specifiche.

Da qui nasce il “back-to-basics”, un’occasione per ribadire il ruolo centrale di alcuni dei pilastri della digitalizzazione della PA locale. Solo se fondata su solide basi l’AI potrà portare un’accelerazione del progresso sociale e una maggiore efficienza al servizio dei cittadini.

Avvisi PNRR: l’importanza di un approccio organico

Anche se molti progetti sono già stati avviati e asseverati, resta fondamentale considerare gli avvisi di PA Digitale 2026 come parte di un progetto di digitalizzazione integrato, anziché come singoli adempimenti separati. Un approccio organico consente di costruire un ecosistema digitale coerente. Gli Enti dovrebbero porre massima attenzione non solo all’interoperabilità by design dei SaaS di cui si dotano nell’ambito della misura 1.2, che dovrebbero disporre di API moderne per l’integrazione con altri applicativi, ma anche la predisposizione all’apertura del partner tecnologico.

Solo con un approccio integrato, i Comuni potranno sfruttare bene le risorse disponibili, migliorare la collaborazione tra i diversi settori e assicurare una transizione digitale sostenibile nel tempo ed efficiente che funga da base solida per l’adozione dell’intelligenza artificiale.

AI nella PA locale e progetti Pnrr: necessità di un approccio integrato

La transizione digitale nella PA locale va oltre il semplice aggiornamento tecnologico, ma richiede un profondo cambiamento organizzativo. Le misure 1.2 del PNRR per la migrazione al cloud e la 1.4.1. per i servizi ai cittadini, offrono un’opportunità unica per incrementare l’efficienza della macchina amministrativa. e per adottare un approccio end-to-end che preveda la digitalizzazione completa dall’inizio alla fine del procedimento amministrativo.

Un esempio concreto di questo approccio riguarda l’intero ciclo di gestione delle istanze dei cittadini, che invece di essere trattate separatamente nelle varie fasi di presentazione delle domande, elaborazione e conclusione con notifiche finali, dovrebbe essere lavorato con un sistema integrato end-to-end che consenta di gestire tutto il processo in modo continuo e, dove possibile, automatizzato. Un sistema integrato in cui il pagamento venga automaticamente registrato in contabilità e riconciliato, in cui all’avvio del procedimento il cittadino riceva automaticamente una notifica, in cui possa monitorare lo stato di lavorazione della pratica, in cui i dati inseriti, dopo la validazione o arricchimento tramite PDND, siano direttamente integrati nel gestionale dell’Ente e in cui l’apposizione di firme sia digitale.

Ripensare i flussi di lavoro per l’AI nella PA locale

Questo tipo di digitalizzazione richiede che ogni fase del flusso di lavoro avvenga senza soluzione di continuità e senza l’uso e scambio di documenti cartacei. Solo in questo contesto si può pensare di automatizzare i processi e di applicare l’intelligenza artificiale. L’eliminazione dei passaggi intermedi manuali non solo velocizza le operazioni, ma riduce anche il margine di errore umano, aumentando la precisione e l’affidabilità dei servizi offerti.

Adottare un approccio end-to-end significa ripensare i flussi di lavoro esistenti, eliminando le inefficienze e integrando soluzioni digitali che consentano una gestione continua e automatizzata delle pratiche amministrative.

In molti Comuni lo scenario non è differente anche per quanto riguarda il rispetto di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID. Questo ritardo ha portato a una situazione di caos in numerosi archivi documentali, quando presenti, compromettendo la trasparenza e la qualità dei servizi offerti ai cittadini. In questo contesto i metadati – informazioni come autore, data di creazione, la categoria, etc, – diventano fondamentali per organizzare, cercare e recuperare i documenti in modo efficace. Grazie a una gestione strutturata dei metadati, l’implementazione dell’AI diventa possibile, in quanto permettono agli algoritmi di comprendere meglio il contenuto e il contesto dei documenti, facilitando analisi avanzate, automazione dei processi e protezione della privacy.

L’intelligenza artificiale può diventare un’alleata della PA anche nel migliorare la gestione documentale, non solo nel potenziarla, facilitando, per esempio, proprio i processi di metadatazione, ma è necessario che alla base l’Ente abbia una solida strategia di document management, in linea con quanto prescritto dalle Linee Guida AgID e supportata da personale consapevole dell’importanza dei documenti non in quanto tali, ma in quanto contenitori di dati.

La Piattaforma Digitale Nazionale Dati rappresenta uno strumento fondamentale per la digitalizzazione e l’interoperabilità tra gli Enti perché consente di superare i silos informativi e facilitare lo scambio sicuro dei dati tramite API.

Per sfruttarne appieno il potenziale serve una standardizzazione semantica e sintattica delle API come previsto dal National Data Catalog e dalle linee guida di AgID e DTD. Questo approccio standardizzato non solo semplifica l’integrazione dei sistemi, riducendone anche i costi, ma assicura anche che i dati condivisi mantengano un alto livello di qualità e coerenza, elementi imprescindibili per una governance efficace dei dati e per l’impiego dell’AI.

L‘integrazione diretta della PDND nei gestionali degli Enti

Solo in questo scenario possiamo, infine, abilitare un terzo elemento cruciale per una piena realizzazione dell’interoperabilità nella PA: l’integrazione diretta della PDND nei gestionali degli Enti, che permetterà di automatizzare i processi e sfruttare il potenziale dell’intelligenza artificiale.

La Piattaforma Digitale Nazionale Dati è soltanto uno strumento, seppur dal potenziale impatto pervasivo, se ad essa gli Enti non affiancano una solida strategia di data governance, che attiene alla gestione, qualità, sicurezza, accesso e conformità dei dati all’interno di dell’organizzazione. Gli Enti locali potranno così fruire delle informazioni condivise dalle Amministrazioni centrali, ma anche operare su dati di valore, utili e certi, e metterli a loro volta a disposizione delle altre PA.

Un ritorno alle basi per l’adozione efficace e consapevole dell’AI

L’AI è diversa da qualsiasi altra innovazione affrontata finora: sono necessarie, tra le altre cose, consapevolezza e basi di partenza (dati) solide da cui partire, per garantire trasparenza. Questo non significa che nel frattempo la Pubblica Amministrazione locale dovrebbe ignorare l’AI. È evidente che la sua adozione sia inarrestabile e che i potenziali benefici siano tanto stupefacenti quanto ancora inesplorati ma ogni passo in avanti nel suo utilizzo deve poggiare su basi robuste, consolidate e condivise ed avvenire in modo graduale e organico, evitando eccessive accelerazioni, per contribuire a migliorare i processi digitali, anziché sostituirli, rendendoli più collaborativi ed omogenei.

Solo così l’AI potrà rappresentare davvero una voce e una mente di una PA nuova, capace di ascoltare, comprendere, decidere e agire, ma sempre al servizio dei cittadini.